E-Rechnung Validator - XRechnung & ZUGFeRD validieren

Kostenloser Online-Validator für E-Rechnungen. Prüfen Sie XRechnung und ZUGFeRD Dateien auf Konformität mit EN 16931 – datenschutzkonform ohne Speicherung Ihrer Daten.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Anders als eine einfache PDF-Rechnung ermöglicht sie eine vollständig automatische und elektronische Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe.

Warum E-Rechnung Pflicht wird

Ab 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr in Deutschland schrittweise Pflicht:

• 2025: Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen
• 2027: Pflicht zur Ausstellung für Unternehmen >800.000€ Umsatz
• 2028: Pflicht zur Ausstellung für alle Unternehmen

Die E-Rechnung ist damit künftig der Standard – eine frühzeitige Umstellung spart Zeit und Kosten.

Unterstützte E-Rechnungsstandards

Unser Validator unterstützt die wichtigsten Standards für elektronische Rechnungsstellung:

XRechnung

• Standard: Deutscher Standard basierend auf EN 16931
• Format: Reines XML-Dokument
• Einsatz: Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G)
• Vorteil: Vollständig maschinenlesbar, keine visuelle Darstellung nötig

ZUGFeRD

• Standard: Deutsch-französischer Standard für hybride Rechnungen
• Format: PDF mit eingebettetem XML
• Einsatz: Ideal für B2B-Kommunikation, da menschenlesbar und maschinenverarbeitbar
• Vorteil: Kompatibel mit bestehenden PDF-Workflows

EN 16931

• Standard: Europäischer Standard für elektronische Rechnungsstellung
• Gültigkeit: Europaweit anerkannt
• Basis: Grundlage für XRechnung und ZUGFeRD
• Ziel: Einheitlicher Standard im EU-Binnenmarkt

Validation Features

Unser Tool prüft E-Rechnungen umfassend auf Konformität:

Syntaxvalidierung

• XML-Struktur: Prüfung auf korrekt gebildetes XML
• Schema-Konformität: Entspricht die Rechnung dem XRechnung/ZUGFeRD-Schema?
• Encoding: Korrekte Zeichenkodierung (UTF-8)

Geschäftsregelvalidierung nach EN 16931

• Pflichtfelder: Sind alle erforderlichen Daten vorhanden?
• Datenformate: Korrekte Formate für Datum, Beträge, Steuernummern
• Logische Prüfungen: Stimmen Summen, Steuersätze und Berechnungen?

Berechnungsvalidierung

• Zeilensummen: Menge × Einzelpreis = Zeilensumme
• Steuerbetrag: Nettobetrag × Steuersatz = MwSt-Betrag
• Gesamtsumme: Netto + MwSt = Bruttobetrag
• Rundungen: Korrekte Rundung auf 2 Nachkommastellen

Warum E-Rechnung Validation wichtig ist

Die Validierung von E-Rechnungen verhindert Probleme bei der Rechnungsverarbeitung:

Compliance mit gesetzlichen Anforderungen

• Gesetzeskonform: Erfüllung der E-Rechnungspflicht
• Finanzamt-tauglich: Korrekte Rechnungen für steuerliche Anerkennung
• EU-Konformität: Einhaltung der EN 16931 Richtlinie

Vermeidung von Rechnungsablehnungen

• Empfänger akzeptiert Rechnung: Keine Rückweisung wegen formaler Fehler
• Schnellere Zahlung: Automatische Verarbeitung ohne manuelle Nacharbeit
• Weniger Reklamationen: Korrekte Berechnung von Anfang an

Sicherstellung der korrekten Verarbeitung

• Automatisierung: Rechnungen können ohne menschliches Eingreifen verarbeitet werden
• ERP-Integration: Direkte Einbuchung in Buchhaltungssoftware möglich
• Workflow-Optimierung: Digitale Freigabeprozesse funktionieren reibungslos

Qualitätssicherung Ihrer Rechnungsprozesse

• Fehlerquote senken: Weniger manuelle Korrekturen nötig
• Professionelles Auftreten: Fehlerfreie Rechnungen stärken Geschäftsbeziehungen
• Zeit sparen: Keine Nachbesserungen und Rückfragen

Datenschutz & Sicherheit

Ihre Daten sind sicher:

• ✓ Keine Speicherung: Hochgeladene Dateien werden nicht gespeichert
• ✓ Keine Weitergabe: Rechnungsdaten verlassen unseren Server nicht
• ✓ Verschlüsselte Übertragung: HTTPS-Verschlüsselung für alle Uploads
• ✓ Sofortige Löschung: Daten werden unmittelbar nach Validierung gelöscht

Typische Fehler bei E-Rechnungen

Häufige Validierungsfehler

• ❌ Fehlende Pflichtfelder: Rechnungsnummer, Datum, Steuernummer
• ❌ Falsche Beträge: Summenfehler durch Rundung oder Tippfehler
• ❌ Ungültige Steuersätze: Z.B. 18% statt 19% oder fehlende Steuerkategorie
• ❌ Inkorrekte BT-Referenzen: Falsche Schema-Referenzen in XRechnung

So vermeiden Sie Fehler

✓ Rechnungssoftware nutzen: Zertifizierte Software erstellt konforme E-Rechnungen
✓ Vor Versand validieren: Immer Probe-Validierung durchführen
✓ Vorlagen verwenden: Arbeiten mit geprüften Rechnungsvorlagen
✓ Regelmäßig testen: Bei System-Updates E-Rechnungen neu prüfen

E-Rechnung erstellen - erste Schritte

Sie möchten E-Rechnungen erstellen? So gehen Sie vor:

1. Rechnungssoftware wählen: Zertifizierte Lösung mit E-Rechnungs-Funktion
2. Format festlegen: XRechnung für B2G, ZUGFeRD für B2B empfohlen
3. Testzyklus: Erste Rechnungen mit diesem Validator prüfen
4. Live-Betrieb: Nach erfolgreichen Tests in Produktion gehen

Weitere Business-Tools: Nutzen Sie auch unseren Mehrwertsteuerrechner für korrekte MwSt-Berechnung oder den Business Financial Planner für umfassende Finanzplanung.