E-Rechnungspflicht 2026: Was Handwerksbetriebe jetzt umsetzen müssen

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Handwerksbetriebe mit einem Jahresumsatz von mehr als 250.000 Euro die Pflicht, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu versenden. Fünf Monate nach Inkrafttreten haben laut Branchenberichten viele Betriebe die Umstellung noch nicht vollständig abgeschlossen — und riskieren damit sowohl steuerliche Probleme als auch Zahlungsverzögerungen beim Kunden.

Was ist die E-Rechnungspflicht und wen betrifft sie?

Das Jahressteuergesetz 2024 hat die E-Rechnung im B2B-Bereich für alle inländischen Umsätze zwischen Unternehmern verbindlich eingeführt. Die Umsetzung erfolgt in zwei Stufen:

• Seit 1. Januar 2025: Alle Betriebe müssen E-Rechnungen empfangen können — unabhängig vom Umsatz.
• Seit 1. Januar 2026: Betriebe mit einem Jahresumsatz über 250.000 € sind außerdem sendepflichtig.
• Ab 1. Januar 2027: Die Sendepflicht gilt für alle Betriebe ohne Umsatzschwelle.

Wichtig: Die Pflicht betrifft nur B2B-Rechnungen — also Rechnungen zwischen Unternehmern im Inland. Rechnungen an Privatkunden (B2C) sind ausgenommen, ebenso Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und bestimmte steuerfreie Leistungen.

Welche Formate sind zulässig?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist keine PDF-Datei per E-Mail — das gilt ausdrücklich nicht mehr als E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Zulässige strukturierte Formate sind:

• XRechnung: Das XML-basierte Standardformat für die öffentliche Verwaltung, seit Jahren etabliert und von allen gängigen Buchhaltungsprogrammen unterstützt.
• ZUGFeRD (ab Version 2.1): Ein hybrides Format, das maschinenlesbare XML-Daten in eine PDF-Datei einbettet. Der Empfänger sieht eine normale PDF, die Software liest automatisch die strukturierten Daten.

ZUGFeRD ist für viele Handwerksbetriebe die praktischere Wahl, weil die Rechnung optisch weiterhin wie gewohnt aussieht. XRechnung ist reines XML — für Kunden ohne passende Software auf den ersten Blick nicht lesbar, aber vollständig rechtskonform und bei gewerblichen Kunden mit entsprechender Software kein Problem.

Was müssen Handwerksbetriebe konkret tun?

Die meisten Betriebe, die bereits eine Handwerker-Software oder ein Buchhaltungsprogramm nutzen, sind besser aufgestellt als sie denken. Konkret sind folgende Schritte nötig:

1. Software prüfen: Kann Ihr Programm XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben? Die meisten aktuellen Versionen von DATEV, Lexware, sevDesk, FastBill oder branchenspezifischen Lösungen wie Taifun oder Craftboxx unterstützen das bereits. Wenn nicht: Update einspielen oder Wechsel prüfen.
2. Empfang sicherstellen: Auch für Betriebe unter der 250k-Grenze gilt seit 2025 die Empfangspflicht. Prüfen Sie, ob eingehende XRechnung-Dateien in Ihrer Buchhaltung verarbeitet werden können.
3. Prozesse anpassen: Klären Sie mit Ihren gewerblichen Kunden, welches Format sie bevorzugen und über welchen Kanal (E-Mail-Anhang, Kundenportal, Peppol-Netzwerk) die Rechnungen übermittelt werden sollen.
4. Übergangsfristen nutzen: Für Betriebe, die 2026 noch nicht sendepflichtig sind, läuft die Übergangsfrist bis Ende 2026 — nutzen Sie die Zeit für eine saubere Umstellung statt einer Notlösung kurz vor dem Stichtag.

Was passiert bei Nichteinhaltung?

Das Gesetz enthält keine direkten Bußgeldvorschriften für das Versenden einer nicht-konformen Rechnung. Das eigentliche Risiko liegt jedoch woanders: Eine Rechnung, die nicht dem vorgeschriebenen Format entspricht, kann der Empfänger zurückweisen und die Zahlung verweigern — rechtlich zulässig, weil die Formvorschrift nicht erfüllt ist. Hinzu kommen mögliche Probleme beim Vorsteuerabzug des Geschäftspartners, was im schlimmsten Fall zu Rückforderungen führt.

Kurzum: Wer weiter PDFs per E-Mail schickt, gefährdet seinen Zahlungsfluss — auch wenn die direkte Strafe ausbleibt.

Steuerberater empfehlen, die Umstellung spätestens im Sommer 2026 abzuschließen, damit bis Jahresende alle Prozesse sauber eingespielt sind — bevor 2027 die universelle Sendepflicht kommt.

Als Handwerksbetrieb lohnt sich der Schritt zur professionellen Auftragsverwaltung ohnehin: Wer seine Angebote und Rechnungen digital erstellt, profitiert nicht nur von der E-Rechnungskonformität, sondern auch von schnellerer Auftragsabwicklung und weniger Fehlern.

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