EU-KI-Verordnung ab August 2026: Das müssen Handwerksbetriebe jetzt tun

August 2026 markiert einen weiteren Meilenstein des EU AI Act: Zwei Jahre nach Inkrafttreten der Verordnung treten die Bestimmungen zu allgemeinen Zweck-KI-Modellen in Kraft, und die Uhr tickt für alle Unternehmen, die KI-Systeme einsetzen. Auch für Handwerksbetriebe, die KI-Tools für Angebotserstellung, Kundenkommunikation oder Buchhaltung nutzen, entstehen neue Pflichten. Der gute Nachrichten: Die meisten Anforderungen sind mit gesundem Menschenverstand und ein wenig Dokumentation erfüllbar — ohne IT-Abteilung.

Was ab August 2026 gilt — Zeitplan der EU-KI-Verordnung

Die EU-KI-Verordnung (EU) 2024/1689 trat am 1. August 2024 in Kraft und gilt schrittweise. Den meisten Betrieben begegnen drei relevante Phasen:

• Februar 2025: Verbotene KI-Praktiken — darunter Social Scoring und unbewusstes Verhaltensmanipulieren — galten bereits. Für Handwerksbetriebe irrelevant.
• August 2025: Regelungen für Hochrisiko-KI-Systeme im Personalbereich (z. B. KI zur Einstellungsentscheidung). Betrifft Betriebe mit KI-gestütztem Bewerbungsscreening.
• August 2026 (jetzt aktuell): Pflichten zu KI-Kompetenz und Transparenz für alle Betriebe, die KI-Systeme einsetzen — unabhängig von Unternehmensgröße.

Die entscheidende Neuerung ab August 2026: Artikel 4 der Verordnung verpflichtet alle Unternehmen, die KI nutzen, für ausreichende „KI-Kompetenz" ihrer Mitarbeitenden zu sorgen. Hinzu kommen Transparenzpflichten, wenn KI mit Kunden interagiert.

Was ist konkret „KI" im Sinne der Verordnung? Jedes System, das auf Basis von Eingaben Inhalte generiert oder Entscheidungen trifft — also ChatGPT, Copilot, KI-gestützte Buchhaltungssoftware oder KI-Chatbots auf der eigenen Website.

Konkrete Pflichten für kleine Betriebe

Für Handwerksbetriebe mit wenigen Mitarbeitern sind drei Anforderungen relevant:

1. KI-Kompetenz sicherstellen (Art. 4 EU AI Act): Betriebe müssen sicherstellen, dass Mitarbeitende, die KI-Tools einsetzen, die Grundfunktionsweise verstehen. Das bedeutet: kein Blindvertrauen in KI-generierte Angebote oder Texte, Fähigkeit zur kritischen Prüfung von Ausgaben und Verständnis typischer KI-Fehler (z. B. Halluzinationen bei Zahlen und Fakten).

In der Praxis reicht oft eine kurze interne Schulung oder ein dokumentiertes Gespräch mit betroffenen Mitarbeitenden. Entscheidend ist, dass das Thema aktiv angegangen wird — nicht, dass ein formales Zertifikat vorliegt.

2. Transparenz bei KI-Nutzung mit Kunden (Art. 50): Wenn ein KI-System direkt mit Kunden interagiert — etwa ein Chatbot auf der Betriebswebsite — muss der Kunde darüber informiert werden, dass er mit einer KI kommuniziert. Formulierungen wie „Dieser Chat wird durch KI unterstützt" genügen. Wer KI zur Angebotserstellung nutzt, aber das Angebot selbst als Dokument des Betriebs herausgibt, hat keine gesonderte Offenlegungspflicht.

3. Keine neuen Pflichten bei Standard-KI-Werkzeugen: ChatGPT zum Formulieren von Texten, Copilot zur E-Mail-Beantwortung, KI-gestützte Zeiterfassung — das alles fällt nicht unter Hochrisiko-KI und unterliegt keinen besonderen Registrierungs- oder Konformitätspflichten. Die Hauptpflicht bleibt: Kompetenz und Transparenz.

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Praktische Umsetzung ohne IT-Abteilung

Die meisten Handwerksbetriebe haben keine eigene IT-Abteilung und keinen Datenschutzbeauftragten. Dennoch ist Compliance erreichbar — mit diesen konkreten Schritten:

Schritt 1 — KI-Nutzung im Betrieb erfassen: Welche Mitarbeitenden nutzen welche KI-Tools, wofür und wie häufig? Eine einfache Liste auf einem Blatt Papier oder in einer Excel-Tabelle genügt. Das Ziel ist Überblick, keine bürokratische Vollständigkeit.

Schritt 2 — Kurzgespräch zur KI-Kompetenz: Sprechen Sie mit betroffenen Mitarbeitenden über Grundregeln: KI-Ausgaben immer prüfen, Zahlen und Fakten verifizieren, keine KI-Texte ungelesen an Kunden schicken. Halten Sie das kurz schriftlich fest — als Nachweis, dass das Thema adressiert wurde.

Schritt 3 — Website-Chatbot kennzeichnen: Falls Sie einen KI-Chatbot einsetzen, fügen Sie einen sichtbaren Hinweis ein: „Dieser Assistent wird durch künstliche Intelligenz unterstützt." Eine Zeile im Footer oder im Chat-Fenster selbst reicht aus.

Schritt 4 — Datenquellen im Blick behalten: Wenn Sie Kundendaten in KI-Tools eingeben (z. B. Kundennamen in ChatGPT), prüfen Sie die Datenschutzerklärung des Anbieters. Für europäische Betriebe empfehlen sich Anbieter mit EU-Serverstandort oder DSGVO-konformen Auftragsverarbeitungsverträgen. Mehr dazu lesen Sie im Ratgeber zu E-Rechnungen und Cybersicherheit für Handwerksbetriebe.

Was Sie nicht tun müssen: Keine KI-Registrierung bei Behörden, kein Konformitätsbewertungsverfahren, keine technischen Dokumentationen — solange Sie keine Hochrisiko-KI-Systeme einsetzen. Bewerbungsalgorithmen, KI-gestützte Kreditentscheidungen oder KI-Systeme im öffentlichen Bereich gelten als Hochrisiko; das betrifft die allermeisten Handwerksbetriebe nicht.

Wer seinen Betrieb professionell aufstellt und auf Digitalisierung setzt, findet weitere Orientierung im Artikel zum Fachkräftemangel im Handwerk — denn KI-Tools können dort unterstützen, wo Personalengpässe entstehen.

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