Neujahrs-Checkliste für Handwerksbetriebe: 10 Punkte vor 2026

Schnellantwort: Was muss ich zum Jahreswechsel erledigen?

Zum Jahreswechsel stehen für Handwerksbetriebe wichtige Aufgaben an. Buchhaltung abschließen, neue Mindestlöhne vorbereiten und Fristen einhalten. Mit dieser Checkliste vergessen Sie nichts und starten organisiert ins neue Jahr.

💡 WORK5 Quick-Tipps

• Mehrere Angebote: Vergleichen Sie mindestens 3 Kostenvoranschläge

• Referenzen prüfen: Bewertungen und bisherige Arbeiten ansehen

• Festpreis vereinbaren: Schützt vor bösen Überraschungen

• Auftrag: Buchhaltung Auftrag einstellen und passende Angebote erhalten

• Dienstleister: Buchhaltung vergleichen und direkt kontaktieren

Inhaltsverzeichnis

• Schnellantwort: Was muss ich zum Jahreswechsel erledigen?

• 1. Buchhaltung und Jahresabschluss vorbereiten

• 2. Inventur durchführen

• 3. Offene Forderungen einziehen

• 4. Mindestlohn-Anpassung vorbereiten

• 5. Sozialversicherung: Neue Beitragsbemessungsgrenzen

• 6. E-Rechnung: Systeme prüfen und anpassen

• 7. Steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten nutzen

• 8. Verträge und Versicherungen prüfen

• 9. Digitale Präsenz aktualisieren

• 10. Betriebsferien planen und kommunizieren

• Häufige Fragen zum Jahreswechsel im Handwerk

• Gut vorbereitet ins neue Jahr starten

WORK5 Quick-Tipps für den Jahreswechsel

• Inventur planen: Spätestens am 31.12. alle Bestände erfassen und dokumentieren

• Rechnungen prüfen: Offene Forderungen bis Silvester mahnen – danach droht Verjährung

• Steuertermine: Jahresmeldungen für Sozialversicherung bis 15. Februar einreichen

• Mindestlohn anpassen: Ab 1. Januar 2026 gilt 13,90 € brutto pro Stunde

• WORK5-Tipp: Nutzen Sie die ruhigen Tage für Betriebsoptimierung und Auftragsplanung

1. Buchhaltung und Jahresabschluss vorbereiten

Der Jahresabschluss ist Ihre wichtigste Aufgabe zum Jahresende. Sammeln Sie alle Belege und prüfen Sie Ihre Konten. Offene Rechnungen sollten Sie jetzt noch einmal anmahnen.

Diese Unterlagen brauchen Sie

• Eingangsrechnungen: Alle erhaltenen Rechnungen sortiert und digitalisiert

• Ausgangsrechnungen: Vollständige Übersicht aller gestellten Rechnungen

• Kontoauszüge: Lückenlose Dokumentation aller Geschäftskonten

• Kassenbelege: Bargeldtransaktionen vollständig erfasst

• Verträge: Neue Verträge und Änderungen dokumentiert

Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung muss bis zum 28. Februar übermittelt werden. Planen Sie dafür ausreichend Zeit ein.

2. Inventur durchführen

Eine Bestandsaufnahme am Jahresende ist für viele Betriebe Pflicht. Selbst wenn Sie nicht dazu verpflichtet sind, lohnt sich eine freiwillige Inventur. Sie erkennen Fehlmengen und können Ihre Lagerkosten optimieren.

Praktische Inventur-Tipps

1. Material und Werkzeuge systematisch erfassen

2. Beschädigte oder veraltete Waren dokumentieren

3. Abweichungen zur Buchführung analysieren

4. Inventurliste unterschreiben und archivieren

Bei größeren Beständen planen Sie mindestens einen halben Tag ein. Zwei Personen arbeiten schneller und vermeiden Zählfehler.

3. Offene Forderungen einziehen

Zum Jahresende droht bei alten Rechnungen die Verjährung. Die reguläre Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Forderungen aus 2022 verjähren am 31. Dezember 2025.

Wichtig: Senden Sie jetzt Mahnungen für alle offenen Posten. Ein Mahnschreiben unterbricht die Verjährung nicht – nur ein gerichtlicher Mahnbescheid oder eine Klage schützt Ihre Ansprüche.

4. Mindestlohn-Anpassung vorbereiten

Ab dem 1. Januar 2026 steigt der gesetzliche Mindestlohn auf 13,90 Euro brutto pro Stunde. Für 2027 ist bereits eine weitere Erhöhung auf 14,60 Euro beschlossen. Prüfen Sie alle Arbeitsverträge und passen Sie die Stundenlöhne rechtzeitig an.

Was sich bei Minijobs ändert

Die Minijob-Grenze ist an den Mindestlohn gekoppelt. Sie wird auf Basis von 10 Stunden pro Woche berechnet. Mit dem neuen Mindestlohn steigt auch die Verdienstgrenze für geringfügig Beschäftigte entsprechend.

Ausbildungsvergütung erhöht

Auch die Mindestausbildungsvergütung steigt ab Januar 2026. Im ersten Ausbildungsjahr gilt dann eine Vergütung von mindestens 724 Euro. Das entspricht einem Plus von rund 6,2 Prozent.

5. Sozialversicherung: Neue Beitragsbemessungsgrenzen

Die Rechengrößen in der Sozialversicherung ändern sich jährlich. Ab 2026 gelten neue Grenzen für Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung.

Passen Sie Ihre Lohnbuchhaltung entsprechend an. Die Jahresmeldung für alle versicherungspflichtig Beschäftigten muss bis zum 15. Februar 2026 erfolgen.

6. E-Rechnung: Systeme prüfen und anpassen

Seit Januar 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Prüfen Sie, ob Ihre Software strukturierte E-Rechnungen verarbeitet. Die Pflicht zum Versand von E-Rechnungen kommt schrittweise.

Lesen Sie mehr dazu in unserem Artikel: E-Rechnungen und Cybersicherheit: So schützen Sie Ihren Betrieb

Was Sie jetzt prüfen sollten

• Kann Ihre Buchhaltungssoftware XRechnung und ZUGFeRD empfangen?

• Ist die revisionssichere Archivierung gewährleistet?

• Haben Sie Zugänge für elektronische Rechnungen eingerichtet?

7. Steuerliche Gestaltungsmöglichkeiten nutzen

Zum Jahresende bieten sich verschiedene steuerliche Optimierungen an. Der Investitionsabzugsbetrag ermöglicht Vorabzüge für geplante Anschaffungen in den nächsten drei Jahren.

Wichtige Steuerthemen

• Investitionsabzugsbetrag: Bis zu 50% der geplanten Investition vorab abziehen

• Sonderabschreibungen: 20% für kleine und mittelständische Betriebe möglich

• Kleinunternehmergrenze: Bei Überschreitung von 25.000 Euro Umsatz gilt ab Januar die Regelbesteuerung

Besprechen Sie Ihre individuelle Situation mit Ihrem Steuerberater. Manche Gestaltungen müssen noch im alten Jahr umgesetzt werden.

8. Verträge und Versicherungen prüfen

Der Jahreswechsel ist ein guter Zeitpunkt für den Versicherungs-Check. Prüfen Sie Ihre Betriebshaftpflicht und andere gewerbliche Versicherungen. Sind alle Leistungen noch aktuell? Gibt es günstigere Alternativen?

Diese Verträge sollten Sie durchsehen

1. Betriebshaftpflichtversicherung

2. Kfz-Versicherungen für Firmenfahrzeuge

3. Wartungsverträge für Maschinen und Werkzeuge

4. Leasingverträge und deren Laufzeiten

5. Software-Abonnements und Lizenzen

9. Digitale Präsenz aktualisieren

Ihre Online-Auftritte brauchen regelmäßige Pflege. Aktualisieren Sie Ihre Öffnungszeiten für die Feiertage. Prüfen Sie, ob Ihre Kontaktdaten noch stimmen.

→ Ihr WORK5-Profil aktualisieren und für potenzielle Kunden sichtbar bleiben.

Digitale To-dos für den Jahreswechsel

• Google Business Profil mit Feiertags-Öffnungszeiten aktualisieren

• Website auf veraltete Informationen prüfen

• Referenzen und Projektfotos ergänzen

• Kundenbewertungen beantworten

10. Betriebsferien planen und kommunizieren

Viele Handwerksbetriebe nutzen die Zeit zwischen den Jahren für eine kurze Pause. Informieren Sie Ihre Kunden rechtzeitig über Ihre Erreichbarkeit.

Tipps zur Kommunikation finden Sie in unserem Artikel: Betriebsferien kommunizieren – So informieren Sie Kunden richtig

Häufige Fragen zum Jahreswechsel im Handwerk

Welche Fristen muss ich im Januar beachten?

Die wichtigsten Fristen sind: Jahresmeldung Sozialversicherung bis 15. Februar, Lohnsteuerbescheinigung bis 28. Februar. Den Führerschein-Umtausch sollten Sie bis 19. Januar erledigen, falls Sie einen alten Führerschein besitzen.

Was ändert sich 2026 bei den Steuern?

Der Grundfreibetrag steigt auf 12.348 Euro. Die Freigrenzen für den Solidaritätszuschlag werden angehoben. Viele Arbeitnehmer zahlen dadurch weniger Lohnsteuer. Die Umsatzsteuer für Speisen in der Gastronomie sinkt auf 7 Prozent.

Muss ich als kleiner Betrieb eine Inventur machen?

Eine Inventurpflicht besteht für bilanzierende Unternehmen. Kleinunternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung sind nicht verpflichtet. Eine freiwillige Bestandsaufnahme empfiehlt sich trotzdem für die eigene Übersicht.

Wie bereite ich mich auf die E-Rechnung vor?

Prüfen Sie, ob Ihre Software strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD empfangen kann. Richten Sie eine E-Mail-Adresse für elektronische Rechnungen ein. Die vollständige Sendepflicht kommt schrittweise bis 2028.

Gut vorbereitet ins neue Jahr starten

Mit dieser Checkliste haben Sie alle wichtigen Aufgaben im Blick. Nutzen Sie die ruhigeren Tage zwischen den Jahren für die Vorbereitung. So starten Sie entspannt und organisiert in 2026.

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Tipp: Erstellen Sie sich eine persönliche Checkliste mit konkreten Terminen. So vergessen Sie keine Frist und können die Aufgaben über mehrere Tage verteilen.

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